Instructions aux auteurs

Instructions aux auteurs

J·FR 2019 propose trois types de contributions :

(1) exposé (env. 20 min avec questions) ;
(2) poster (format A0 ou A1)
(3) flash-talk (exposé court, 5 min) ;

Lors de la soumission des contributions, les auteurs devront préciser le type de contribution souhaité (exposé, flash-talks ou poster). Le comité d’organisation choisira alors les contributions qui seront présentées sous forme d’exposé, de poster ou de flash-talks, en fonction des différentes thématiques. Le comité pourra également rediriger des propositions d’exposé vers des présentations courtes (flash-talks) ou des posters, fonction de l’avancement des travaux et des sujets. Une demande d’exposé pourrait ainsi se voir modifiée en poster ou flash-talks, mais non l’inverse.

Pour les flash-talks, les auteurs pourront également ajouter un poster pour compléter leur présentation (à la discrétion des auteurs).

Long format (optionnel)
Depuis 2018, nous proposons également la possibilité aux intervenants des exposés qui le souhaitent de publier leur texte ultérieurement sur une page web dédiée du site web de Sciencescope (20 000 signes maximum bibliographie incluse).


Langues

Le Français est la langue principale utilisée lors de la Journée Francophone de la Recherche.

Toutefois, lors des présentations, les posters et diapositives (slides) peuvent être rédigés en français ou en anglais.

Les intervenants francophones non bilingues, ou dont la langue natale n’est pas le Français, pourront demander à présenter leurs travaux en anglais, sous réserve d’acceptation du Comité d’organisation. En effet, J·FR 2019 souhaite accueillir le plus grand nombre de chercheurs francophones, quelque soit leur niveau de français.

le comité d’organisation encourage fortement les chercheurs dont la langue maternelle est le français à l’utiliser pour leurs documents et présentation, et pourra demander aux contributeurs de traduire leurs documents en français.


Dépôt des documents

Pour pouvoir présenter ses travaux lors de J·FR 2019 (exposé, poster ou flash talks), chaque chercheur doit d’abord déposer en ligne deux documents (1- un résumé des travaux et; 2- une biographie à jour) via la page Formulaire d’inscription.
(Optionnel: un article publié ou en cours de publication en lien avec le “résumé des travaux” peut également être soumis en complément pour le comité d’organisation.)

1- Résumé des travaux

  • De 350 mots (minimum) à une page A4 (maximum), en français (ou anglais si applicable), suivant le format du document modele-resume-jfr2019.docx disponible sur cette page.
  • Ce Résumé peut contenir des figures, tableaux et tout type de contenu ou références, et également une référence à une version publiée de ces travaux (livres, journaux, communications, etc.)

2- Biographie

  • De 200 mots (minimum) à une page A4 (maximum), en français (ou anglais si nécessaire), suivant le format du document modele-biographie-jfr2019.docx disponible sur cette page
  • Optionnel : le modèle inclut un emplacement pouvant contenir votre photo si vous le souhaitez (max 600 Ko).

(Optionnel)

  • Un article publié ou en cours de publication en lien avec le “Résumé des travaux” pour le Comité d’organisation (facultatif).

Format des fichiers

  • Vous pouvez soumettre vos fichiers au format Word (*.doc) ou format Pdf (*.pdf).
  • Pour chacun des fichiers à soumettre, pensez à les renommer de façon explicite (ex: Bio_jfr2019_nom_prenom.doc).

Modèle de documents


Notification aux intervenants

Les soumissions seront examinées par le comité d’organisation, et les intervenants seront tenus informés en Septembre 2019 de leur choix et du type de contribution (exposés, posters, flash-talks).

Les résumés des présentations (1) ainsi que les biographies (2) seront publiés dans le livret de J·FR 2019, ainsi que disponible sous format électronique et accessibles depuis le site Web de J·FR 2019.

Après la notification, les intervenants recevront des indications par email pour mettre à jour leurs documents si besoin (formats, etc.).


Exposés

Les exposés seront réalisés via l’utilisation de diapositives (ou slides) projetés via un vidéo projecteur.

Les diapositives peuvent être rédigés en Français ou en Anglais, dans un format permettant leur lecture lors de la J·FR 2019 (ex: pdfpowerpoint, prezi, etc.). L’exposé lui même devra être effectué en Français. Cependant, afin de permettre au plus grand nombre de chercheurs francophones de participer à cette journée, le comité d’organisation pourra permettre à des chercheurs qui en font la demande, de présenter leurs travaux en anglais.

Un ordinateur équipé de ports USB et de connecteur VGA ou HDMI, ainsi qu’un vidéo projecteur seront disponibles pour les présentations.

Les présentations pourront être envoyés à l’avance afin d’être chargées directement sur l’ordinateur ou via l’utilisation d’une clé USB le jour de J·FR 2019.
Plus d’informations par email lors des sélections par le Comité d’Organisation.


Posters

Les posters seront présentés lors de sessions posters spécifiques de J·FR 2019.Ces sessions conviviales permettront de nombreuses interactions avec les autres participants.

Le format des posters est libre et la taille des posters doit être soit A0 ou A1 (portrait); les posters peuvent être rédigés en français ou en anglais.

Les présentations des posters devront être effectuées en français de préférence, mais pourront également être en anglais pour permettre au plus grand nombre de les suivre.


Flash-Talks

Les flash-talks sont des présentations courtes d’environ 5 minutes. Ils pourront être effectués avec ou sans matériel de présentation (slides). Si vous choisissez d’utiliser quelques diapositives, alors les indications sont identiques à celles des exposés. Ces présentations devront être effectués en Français et, comme pour les exposés, le comité d’organisation pourra permettre à des chercheurs qui en font la demande, de présenter leurs travaux en anglais.


Participation

La participation à J·FR 2019 est ouverte à tous, libre et gratuite (contributeurs ou auditeurs) mais l’inscription à J·FR 2019 est obligatoire.

L’inscription pour participer à J·FR 2019 se fait en ligne via la page Formulaire d’inscription . Tous les intervenants doivent également s’inscrire et déposer leurs documents.

L’inscription comprend le livret de J·FR 2019, ainsi que la participation au déjeuner du midi et à la réception du soir dans la limite des places disponibles. La réception de J·FR 2019 sera conjointe avec la célébration des 80 ans du CNRS et aura lieu à la Résidence de France dont le nombre de places est limité. Nous vous invitons par conséquent à vous inscrire le plus tôt possible pour pouvoir y participer (dans la limite des places disponibles). Une fois les inscriptions à la réception closes, une notification de votre inscription à la réception vous sera envoyée ultérieurement. Les participants recevront une invitation officielle par e-mail à présenter à l’entrée de la Résidence de France.


Remboursement de frais de transport et d’hébergement

Pour pouvoir vous rendre sur le lieu de J·FR 2019 (Maison franco-japonaise), nous vous invitons à faire une demande auprès de votre institution pour assurer la prise en charge de vos frais de transport et d’hébergement. Sciencescope pourra vous transmettre une lettre d’invitation et un certificat de présence, qui devraient suffire à justifier ce déplacement auprès de votre institution.

Si toutefois votre institution n’accepte pas de prendre en charge la totalité de vos frais de déplacement, vous pouvez contacter Sciencescope pour une demande préalable de subvention ou d’une partie du montant. Cette subvention pourrait être accordée en fonction du nombre de demandes et selon les critères suivants :

  • Etre membre de Sciencescope ou adhérer à l’Association pour demander cette subvention
  • Présenter ses travaux lors de J·FR 2019 (exposé, poster ou flash talk)
  • Habiter en dehors de la mégalopole de Tokyo (préfectures de Tokyo, Kanagawa, Chiba et Saitama).
  • Uniquement les frais de transports inter-régionaux (Shinkansen, Avion), et/ou une nuitée.

Si votre demande de subvention est retenue, le remboursement se fera le jour de l’évènement, sur présentation des titres de transport et d’une lettre de refus de remboursement délivrée par votre institution.

Nous attirons l’attention des personnes voyageant en Shinkansen que les billets ne sont plus restitués par les portillons automatiques. Pour conserver le ticket, il faut le faire tamponner en passant par le guichet de sortie. Le terme est « mukôin » (むこういん、無効印).


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