Mesures Sanitaires
En raison de la pandémie de covid-19, des mesures sanitaires strictes seront mises en oeuvre ainsi que l’application des gestes barrières (port du masque, distanciation, lavage des mains, prise de température). Le respect de ces règles sera obligatoire pour participer à J·FR 2020 en présentiel. Le non respect de chacune de ces règles interdira l’accès en présentiel
Le jour de J·FR 2020
pour les participants en présentiel :
- si vous vous sentez malade (nausées, fiévreux) : ne venez pas sur site et prévenez nous (jfr2020@sciencescope.org). Il vous sera toujours possible de présenter en ligne si votre état de forme vous le permet.
- Dans tous les cas, prenez votre température le matin. Si celle-ci dépasse 37.5°C, vous êtes prié de ne pas vous rendre sur place et de rester chez vous. De même, il vous sera toujours possible de présenter vos travaux en ligne si votre condition vous le permet.
- Si votre température reste élevée pendant plus de 3 jours, veuillez prendre rendez-vous avec un cabinet médical afin de discuter de votre état de santé.
Arrivée à la Maison franco-japonaise
- Le port du masque est obligatoire pendant toute la durée de J·FR 2020.
Pour vous rendre sur place, nous vous demandons de porter un masque en le positionnant correctement sur votre visage (couverture de la bouche et du nez – voir document sur les gestes barrières)
Vous pourrez vous rendre dès 09h30 à la Maison franco-japonaise et l’organisation vous accueillera pour votre enregistrement :
- Si il y a la queue pour l’enregistrement, merci de respecter les règles de distanciation sociale et de laisser 2 mètres entre chaque personne.
- Une solution hydro-alcoolique sera disponible et vous devrez l’utiliser pour vous laver les mains avant de commencer votre enregistrement.
- Une prise de température via thermomètre sans contact sera effectuée sur chacun·e·s des participant·e·s. Si la température indiquée dépasse les 37.5°C, l’accès à la salle vous sera interdit et vous devrez rentrer chez vous pour vous reposer. Bien que sans contact, le themomètre sera désinfecté entre chaque prise à l’aide de lingettes hydro-alcooliques.
- Vous devrez signer la feuille d’émargement en indiquant obligatoirement votre numéro de téléphone mobile et la température indiquée par le thermomètre. Si votre nom n’apparaît pas sur cette liste et que vous n’êtes pas inscrit, vous ne pourrez pas assister à ces rencontres en présentiel et l’accès à la Maison franco-japonaise vous sera interdit.
- Une fois les étapes précédentes effectuées (distanciation, lavages des mains, prise de température, émargement complet), votre enregistrement sera effectif et vous vous pourrez rejoindre la salle de réunion.
A votre entrée, des masques seront disponibles et vous pourrez en changer au cas où votre masque serait devenu trop humide au cours de votre transport pour assurer une meilleure protection. Si vous souhaitez en changer, veillez à (i) vous laver les mains (solution hydro-alcoolique) avant de manipuler votre masque actuel sur votre visage ; (ii) jeter précautionneusement votre masque dans les poubelles prévues à cet effet ; (iii) vous laver à nouveau les mains avant de récupérer un nouveau masque et le placer sur votre visage (cf : port correct du masque).
Déroulement de J·FR 2020
Une fois dans la salle de réunion, le respect des gestes barrières reste de rigueur. la configuration de la salle permettra une distanciation sociale : il vous sera possible de vous installer sur des tables individuelles, lesquelles seront espacées entre chaque participant·e.
Un vidéo projecteur, un ordinateur ainsi qu’un pupitre pour l’orateur sera disponible et vous pourrez y charger vos transparents (clé USB – slides en format pdf ou ppt). Le pupitre sera suffisamment espacé des auditeurs pour que la distanciation sociale soit maintenue entre l’orateur et le reste de la salle.
J·FR 2020 aura lieu à la fois en présentiel et en distanciel (en ligne via Zoom) : les orateurs seront ainsi équipés d’un microphone de type “micro-cravate” afin que les auditeurs en ligne puissent les entendre ; le microphone sera nettoyé entre chaque orateur et la bonnette de protection en mousse du microphone sera remplacée par une neuve à chaque utilisation. Les orateurs n’auront pas forcément de retour son. Pour pouvoir leur poser des questions, les participants en présentiel devront utiliser un microphone ; les auditeurs en ligne via Zoom devront écrire leurs questions sur le fil de discussion de ces Rencontres.
J·FR 2020 comprendra deux sessions pour lesquelles chacun des exposés pourra avoir lieu en présentiel ou en ligne. Le passage d’un système à l’autre pourra ajouter un certain temps de latence, ainsi nous vous demandons de respecter vos délais de paroles (20min questions incluses). Les sessions sont entrecoupées de pauses qui vous permettront de vous rafraichir. Des bouteilles d’eau individuelles ‘scellées’ seront à votre disposition (et durant toute la durée de ces rencontres), ainsi que de légères collations sous emballage individuelle. D’autres boissons en bouteille d’1.5/2L seront aussi disponibles ainsi que des gobelets. Pour les utiliser, il vous faudra vous laver les mains avec des solutions hydro-alcooliques avant de les manipuler.
La réception initialement prévue après J·FR2020 est annulée.
Conseils supplémentaires
Pour que cette journée se déroule le mieux possible, en plus des informations précédentes nous vous conseillons d’avoir avec vous :
- des masques supplémentaires (port du masque obligaoire) ;
- un flacon individuel de solution hydro-alcoolique ;
- votre propre bouteille d’eau ou une gourde préalablement remplie (des distributeurs automatiques seront disponibles – prévoir de la monnaie) ;
- votre ordinateur portable (ou tablette/smartphone) sur lequel vous aurez installé préalablement Zoom afin de suivre les présentations et discussion en ligne (qui seront retransmis via vidéo projecteur) ;
- Un kit main libre bluetooth ou USB -si vous en possédez- qui pourra faire office de microphone personnel lors de votre présentation ;